Groupe ADP × COS-33 — Umsatzabhängige Hotelmieten automatisiert abrechnen: ein Praxisbeispiel mit SAP RE-FX

Ausgangslage

Groupe ADP erhebt für sein Hotelportfolio an den Flughäfen Paris-CDG und Paris-Orly umsatzabhängige Mieten. Grundlage sind die Umsatzmeldungen der Hotelpartner. Sie umfassen Hotels, Restaurants, Seminarräume und Parkplätze.

Ein zentraler Prozess fehlte. Die Finanzteams mussten jede Meldung manuell einholen und prüfen, bevor sie die Rechnung erstellen konnten. Das führte zu Verzögerungen, erhöhtem Fehlerrisiko bei der erneuten Dateneingabe und aufwendigen Nachfassaktionen.

• Manuelle Datenerfassung mit dem Risiko von Verzögerungen und Fehlern.

• Erneute Eingabe in SAP RE-FX ohne automatische Prüfung.

• Zeitaufwendiges Nachfassen statt analytischer Arbeit.

Die Lösung

COS-33 hat CS 320 eingeführt. Das Add-on für SAP RE-FX automatisiert den gesamten Ablauf von der Umsatzmeldung bis zur Rechnung. Die Partner melden ihre Zahlen online. Das System berechnet die Miete, überträgt die Daten in SAP RE-FX und erstellt die Rechnung automatisch.

Ausstehende Meldungen werden nach Fristablauf automatisch erkannt und Erinnerungen versendet. Ein Echtzeit-Dashboard zeigt den Teams jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand.

Vorteile im Tagesgeschäft

• Einfachheit: Die manuelle Doppelerfassung und die damit verbundenen Fehlerrisiken entfallen.

• Modernisierung: Die Rechnungserstellung startet direkt nach Eingang der Meldung, ohne zusätzliche Bearbeitungszeit.

• Zuverlässigkeit: Die direkte Integration in SAP RE-FX stellt sicher, dass gemeldete Daten und verrechnete Beträge übereinstimmen.

• Effizienz: Meldungen, Prüfungen und Erinnerungen sind lückenlos dokumentiert. Das erleichtert interne Kontrollen und Audits.

«Die Umsatz- und Leistungsdaten unserer Hotelpartner einzuholen und daraus die geschuldeten Mieten zu berechnen, war mit erheblichem Aufwand verbunden. Bei jedem Schritt konnten Fehler entstehen. Mit CS 320 können wir diese Aufgaben deutlich effizienter bearbeiten, die Zuverlässigkeit unserer Daten erhöhen und unsere Prozesse reibungslos innerhalb der vorgegebenen Fristen abwickeln.»

— Guillaume Lerpinière, Leiter Business Applications Finance bei Groupe ADP

Mit CS 320 wird aus der Abhängigkeit von den Meldungen der Partner ein steuerbarer, zuverlässiger und integrierter Prozess.